۴ نکته برای بهبود جلسات مجازی


جلسات مجازY بی دست و پا – به شکلی نامناسب: همه ما آنها را تجربه کرده ایم. شاید ویدیوپخش بی بی سی توسط دو کودک را دیده اید. شاید شما به طور تصادفی صداهای ناخواسته ای ایجاد کرده اید که فکر می کنید میکروفون خاموش است. شما نیز ممکن است قربانی یک نقص فنی شده باشید، مانند وکیل ناامیدی که فیلتر گربه را در یک جلسه مجازی روشن کرد و نتوانست آن را خاموش کند. نمی توان انکار کرد که آنها بامزه هستند، اما آنها همچنین به ما یادآوری می کنند که در حالی که جلسات مجازی به بخشی عادی از دنیای ما تبدیل شده است، این راه ارتباطی مشکلات زیادی دارد. کنار گذاشتن فیلترهای گربه، تکراری بودن، بی اثر بودن و نگهداری آسان از ایرادات اصلی آنهاست.

در حالی که پلتفرم هایی مانند زوم می توانند به گرد هم آوردن تیم های تجاری کمک کنند، اما به اندازه جلسات حضوری موثر نیستند. ماهیت این جلسات مجازی به این معنی است که اعضای تیم به طور مداوم روی رایانه خود کار می کنند، تلفن های خود را چک می کنند و در حین گوش دادن به کارهای مهم شرکت تسلیم حواس پرتی می شوند.

جلسات مجازی

محققان دانشگاه استنفورد ثابت کرده اند که “خستگی زوم” یک پدیده واقعی است. اشکالات صفحه نمایش، یخ زدن تصویر، و قطع گاه به گاه صدا اضطراب آور است و شما را به این فکر می اندازد که “آیا این عمدی است یا دوباره ارتباطم را از دست داده ام؟” حتی نگاه کردن به چهره خودمان در صفحه سیاه سریال استرس زا است و این کاملا منطقی است. چون در ملاقات های حضوری نمی دانیم که یقه مان شکسته و موهایمان به هم ریخته است. ما فقط فرض می کنیم که ظاهر خوبی داریم.

دکتر لیبی ساندر، استادیار رفتار سازمانی در دانشگاه باند استرالیا، خستگی زوم را مطالعه کرده است. او می نویسد یکی از دلایلی که جلسات آنلاین خسته کننده تر از جلسات حضوری است، این است که مردم بیشتر تلاش می کنند تا مشارکت خود را نشان دهند. او می‌گوید: «در غیاب بسیاری از نشانه‌های غیرکلامی، تمرکز شدید روی کلمات و تماس چشمی مداوم خسته‌کننده است.

موضوع دیگر «بینش» است. در جلسات دو تا ده نفر یا بیشتر، دیدن همه افراد در اتاق مشکلی ندارد و رفتار غیرمنتظره به راحتی قابل تشخیص است. در جلسات مجازی، امکان «دیدن» با جزئیات یکسان در چند صفحه نمایش کوچک وجود ندارد.

جلسه آنلاین

در حالی که من متقاعد نشده‌ام که دنیای مجازی جایگزین بلندمدت مناسبی برای تعاملات چهره به چهره باشد، این واقعیت کنونی دنیای ماست. بنابراین، بیایید راه‌هایی را برای استفاده حداکثری از جلسات راه دور بررسی کنیم:

  • Yک واسطه دارندYاز. یک نفر باید مسئول هر جلسه باشد تا مطمئن شود که همه در حال انجام وظیفه هستند و همه چیز پوشش داده شده است. در جلسات شلوغی که همه در حال صحبت با یکدیگر هستند، برخی افراد حواسشان پرت می شود یا اطلاعات مهم را از دست می دهند. این نوع ملاقات ها به درد کسی نمی خورد.
  • فروخته شدw تبدیل شودYاز هر دوه مشارکت انجام دادناز. ناظم باید همه را در گفتگو مشارکت دهد. در ملاقات های حضوری، معمولاً دو یا سه نفر اصرار دارند که به دیگران اجازه صحبت ندهند. این می تواند در یک جلسه مجازی تشدید شود زیرا ممکن است برای درونگراها شرکت در گفتگوها ناخوشایندتر باشد. زبان بدن و حالات چهره اغلب می تواند به شما بگوید که فردی نظر متفاوتی دارد اما در به اشتراک گذاشتن آن مردد است. درک این موضوع به صورت حضوری آسان تر است، بنابراین مجری باید به صفحه نمایش توجه کند و افراد را به گفتگو دعوت کند. لازم نیست در مورد هر اختلاف نظری که احساس می کنید حساس باشید. فقط از آنها بپرسید که آیا ایده ای برای به اشتراک گذاشتن دارند یا خیر.

جلسه مجازی

  • به Yک دستورالعمل ها پاYخفه شوYاز. داشتن یک دستورالعمل برای یک جلسه مجازی و عدم عدول از آن مهم است. مردم باید زمان جلسه، نحوه برگزاری و ترتیب سخنرانی ها را بدانند. این امر از تغییر موضوع جلسه یا پرداختن به موضوعی که باید در زمان دیگری به آن پرداخته شود، جلوگیری می کند. میانجی‌ها باید کسانی را که می‌خواهند موضوع جلسه را تغییر دهند ساکت کنند و مواردی را که مانع پیشرفت می‌شوند فهرست کنند.
  • به وقت مردم احترام بگذاریدYاز. پایبندی به یک برنامه دقیق به زمان اعضای تیم شما احترام می گذارد. آنها می دانند که اگر در یک جلسه بگویید یک ساعت به آنها نیاز دارید، دو ساعت بعد نگران ضرب العجل ها و زمان از دست رفته نخواهند بود. اعضای تیم همچنین از دستورالعمل هایی که منجر به حل مشکل می شود قدردانی می کنند، زیرا اگر موضوعی را مطرح نکرده باشند یا بخشی از تصمیم نباشند، اجازه دارند جلسه را ترک کنند و به فعالیت های دیگر بازگردند.

برای من یکی دیگر از کاستی های مهم در کارها و جلسات از راه دور، فرصت آشنایی بیشتر با یکدیگر در تعامل حضوری است. ما روابط تیمی را از طریق مکالمات منحصر به فرد در اتاق استراحت ایجاد می کنیم، جایی که هیچ طرح تجاری ثابتی وجود ندارد.

متأسفانه، در دنیای مجازی، تقلید از لحظات بدون ساختار و در عین حال مهم تیم سازی دشوار است. اما امیدواریم با این نکات بتوانیم برخی از ناکارآمدی ها و ناهنجاری ها را یک بار برای همیشه برطرف کنیم.

جلسات آنلاین

به این مقاله چه امتیازی میدهید؟